Contractbeheersing voor exploitatie, beheer en onderhoud
Contracten die jaren lopen, verdienen een beheersing die net zo lang meegaat.
Of het nu gaat om één contract of om een hele portefeuille: opdrachtgever en opdrachtnemer sturen op de inhoud. Vortex Contracting neemt de onderstroom eronder over: het dossier, de registratie, de controle en de procesbewaking. Daarvoor huurt u geen mensen in en neemt u geen software af. U krijgt actuele en herleidbare contractdossiers, en Vortex staat ervoor in.
Na de handtekening…
Vortex levert contractbeheersing als prestatie.
Bij de aanbesteding wordt alles scherp afgesproken. De opdrachtnemer doet beloften in zijn plan van aanpak, de opdrachtgever legt eisen vast, en beide partijen tekenen. Daarna verwateren die beloften, en iedereen weet het. Dat komt niet doordat iemand iets verkeerd bedoelt, maar doordat de beheersing van het contract nergens is belegd. Er wordt van uitgegaan dat de contractmanager het erbij doet, terwijl niemand heeft vastgelegd wat dat inhoudt of waar de lat ligt. Bij elke wisseling begint het opnieuw.
Vortex levert contractbeheersing als zelfstandige prestatie: de kwaliteitsborging van uw contract, met een vaste prijs, toetsbaar en niet afhankelijk van één persoon. Zo is er op elk moment een actueel contractbeeld, en blijft wat bij de aanbesteding is beloofd zichtbaar tot de laatste dag.
Waar is contractbeheersing bij u belegd?
| Bij één persoon | In software | Bij Vortex Contracting | |
|---|---|---|---|
| Wie houdt het dossier actueel? | De contractmanager, als hij er tijd voor heeft | Uw eigen medewerkers, voor zover ze het invoeren | Vortex, elke week |
| Wat als die persoon vertrekt? | De kennis vertrekt mee | Wat niet is ingevoerd, is weg | Het dossier blijft actueel en overdraagbaar |
| Zien beide contractpartijen hetzelfde? | Nee, elk heeft een eigen versie | Nee, elk heeft een eigen systeem | Ja, één gedeeld beeld is mogelijk |
| Wie staat ervoor in? | Niemand specifiek | U zelf | Vortex |
| Wat kost het? | Onzichtbaar, verstopt in andere uren | Licenties plus uw eigen uren | Een vaste prijs per maand |
Eén actueel beeld
De onafhankelijke boekhouding van uw contract: één actueel en herleidbaar contractdossier, bijgehouden door Vortex, zodat beide partijen op elk moment weten wat vandaag geldt.
Bij beheer, onderhoud en exploitatie begint het langste deel van de samenwerking pas na de handtekening. Contractbeeld richt zich op die jaren. Niet op de inhoud van het werk, maar op het fundament eronder: wat is afgesproken, welke versie geldt, wat is geleverd en wat mag worden gefactureerd.
Richtprijs € 1.455 – € 3.000 per maand, exclusief btw en inclusief inrichting. Dat zijn ongeveer de kosten van 0,1 tot 0,3 fte, afhankelijk van de omvang van het contract.
- Operationele contractbasis. Alle contractstukken samengebracht tot één leesbaar, herleidbaar geheel: versie 0.0.
- Dossierbeheer. Bronnen, versies en wijzigingen, elke eerdere versie terug te lezen.
- Afspraken en termijnen. Verplichtingen en beslismomenten geregistreerd en bewaakt.
- Financiën en prestaties. Facturen herleidbaar naar afspraken en geleverde prestaties.
- Overleg en besluiten. Vastgelegd, met acties die worden gevolgd tot ze zijn afgerond.
- Signalering en rapportage. Een maandelijks procesoverzicht en een signaal zodra iets ontbreekt of afwijkt.
Proces en inhoud
Vortex beheerst het contract. Opdrachtgever en opdrachtnemer managen het.
Vortex treedt op als contractsecretaris van de samenwerking. Een secretaris leidt de vergadering niet en beslist niet over de inhoud, maar zorgt dat vastligt wat is afgesproken. Daardoor kan de contractmanager doen waarvoor hij er is: sturen op de inhoud en de samenwerking.
| Contractbeheersing: Vortex | Contractmanagement: opdrachtgever en opdrachtnemer |
|---|---|
| Verwerkt de wijziging en levert een nieuw actueel beeld | Komt een wijziging overeen |
| Controleert bron, versie en goedkeuring | Beoordeelt technisch en inhoudelijk |
| Bewaakt termijnen en open punten | Neemt besluiten binnen het eigen mandaat |
| Signaleert afwijkingen tussen afspraak, prestatie en factuur | Keurt prestaties en betalingen goed |
| Rapporteert wat vastligt en wat ontbreekt | Stuurt de uitvoering en draagt de relatie |
Wat past bij u
Wat kan Vortex voor u betekenen?
Beantwoord vier korte vragen over uw rol, uw contract en wat er speelt. U ziet direct welke oplossingen bij uw situatie passen, als voorstel om samen te verkennen.
- Vanuit welke rol kijkt u naar contracten?
- Gaat het om één contract of om meer?
- In welke fase zit het contract, of wat herkent u?
- Waar bent u vooral benieuwd naar?
Opdrachtgevers
Organisaties die u voorgingen
De onderneming
Vortex Contracting is een onderneming van Koen Schellekens en Renee Swinkels, gevestigd in Veldhoven. Wij werken op afstand, in Nederland en internationaal. Er is geen vergadercultuur en geen reistijd op uw rekening. Wat u moet weten, hoort u van ons voordat u ernaar vraagt.
Over VortexPlan een kennismaking van dertig minuten.
Online, via Teams, op een moment dat u zelf kiest. U vertelt waar u tegenaan loopt; wij laten zien hoe Vortex daarop aansluit.